INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) N. 2016/679 – GDPR

Gentile Partecipante,
ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), Business Integration Partners S.p.A. ("BIP") e Fondazione Diversity ETS (congiuntamente, i "Contitolari") La informano che i Suoi dati personali saranno trattati nell'ambito dell'organizzazione e gestione dell'evento "Inclusive Spaces and Experiences" che si terrà il 26 novembre 2026 presso Palazzo Castiglioni (di seguito, l'"Evento").
1. CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO
I dati personali sono trattati congiuntamente da Business Integration Partners S.p.A. con sede legale in Piazza San Babila 5, 20122 Milano, Tel.: +39 02 454152 e FONDAZIONE DIVERSITY ETS con sede in Viale Stelvio 53, 20159 Milano, C.F. 97808810150, PEC: postmaster@pec.fondazionediversity.it
I Contitolari hanno determinato congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali connessi all'organizzazione, gestione e promozione dell'Evento, disciplinando i rispettivi ruoli e responsabilità mediante un accordo di contitolarità ai sensi dell'art. 26 GDPR.
2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)
BIP ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati ("DPO"), contattabile all’indirizzo dpo@bip-group.com.
3. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
Nell'ambito dell'Evento potranno essere trattate le seguenti categorie di dati personali:

  • Dati Anagrafici (nome e cognome);
  • Dati di Contatto (indirizzo e-mail);
  • Dati relativi alla posizione lavorativa (azienda di appartenenza e ruolo ricoperto);
  • eventuali informazioni relative ad allergie, intolleranze alimentari o altre esigenze alimentari volontariamente comunicate dall'interessato per consentire l'organizzazione dell'evento;
  • eventuali esigenze di accessibilità o accomodamenti necessari per consentire la partecipazione all'Evento, volontariamente comunicati dall'interessato.
  • Immagini e riprese video effettuate durante lo svolgimento dell’Evento.
4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità.
A. Gestione dell'Evento
  • gestione delle registrazioni e delle iscrizioni;
  • organizzazione e svolgimento dell'Evento;
  • Invio di comunicazioni tramite canali e-mail aventi ad oggetto notizie e/o aggiornamenti sull’Evento (reminder dell’Evento all’approssimarsi della data di inizio; eventuali variazioni sulla location o sulla data dell’Evento; invio di codice identificativo per accedere ai locali presso i quali si terrà l’Evento; ecc)
  • invio di comunicazioni successive all'Evento con condivisione di materiali e questionari di gradimento relativi all'Evento;
  • gestione della sicurezza e dell'accesso all'Evento;
  • gestione di richieste e comunicazioni dei partecipanti;
  • tutela dei diritti dei Contitolari e gestione di eventuali contenziosi.
B. Realizzazione e diffusione di immagini e video
Previa accettazione della relativa autorizzazione/liberatoria, immagini e riprese audio-video effettuate durante l'Evento potranno essere utilizzate per finalità di documentazione, comunicazione istituzionale e promozione delle attività dei Contitolari attraverso siti web istituzionali, profili social ufficiali, newsletter, pubblicazioni, presentazioni e materiali informativi.
C. Attività informative e promozionali
Previo specifico consenso, i Contitolari potranno utilizzare i dati di contatto per l'invio di comunicazioni informative e promozionali relative a eventi, webinar, workshop, iniziative culturali, attività istituzionali, servizi e progetti promossi dai Contitolari.
5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento per le finalità di cui al paragrafo 4.A si basa:
  • sull'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato e/o sull'esecuzione del rapporto connesso alla partecipazione all'Evento (art. 6, par. 1, lett. b GDPR);
  • sull'adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR);
  • sul legittimo interesse dei Contitolari all'organizzazione e gestione dell'Evento (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
Il trattamento per le finalità di cui ai paragrafi 4.B e 4.C si basa sul consenso dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR).
Il conferimento dei dati necessari per la partecipazione all'Evento è obbligatorio; il mancato conferimento comporterà l'impossibilità di completare la registrazione o partecipare all'Evento.
Il conferimento dei dati per finalità promozionali e per l'utilizzo delle immagini è invece facoltativo e non pregiudica la partecipazione all'Evento.
L'eventuale comunicazione di informazioni relative ad allergie, intolleranze o specifiche esigenze alimentari avviene su base volontaria e il relativo trattamento è effettuato ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. a) GDPR sulla base del consenso esplicito dell'interessato manifestato mediante la comunicazione di tali informazioni.
6. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I dati personali potranno essere trattati:
  • dal personale autorizzato dei Contitolari;
  • da fornitori di servizi tecnici, organizzativi e informatici coinvolti nella gestione dell'Evento;
  • da soggetti che forniscono servizi di hosting, cloud, comunicazione elettronica o gestione degli eventi;
  • da consulenti e professionisti che assistono i Contitolari;
  • da autorità pubbliche o soggetti cui la comunicazione sia richiesta dalla legge.
Tali soggetti tratteranno i dati in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR oppure come autonomi titolari, a seconda dei casi.
7. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL'ESTERO
I dati personali sono trattati prevalentemente all'interno dello Spazio Economico Europeo.
Qualora, per esigenze tecniche o organizzative, si rendesse necessario il trasferimento di dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tale trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR e mediante l'adozione delle garanzie previste dalla normativa applicabile.
Con riferimento alle immagini eventualmente pubblicate sulle piattaforme social utilizzate dai Contitolari, si segnala che i relativi fornitori potrebbero effettuare trattamenti o trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo secondo le proprie condizioni di utilizzo e informative privacy.
8. TEMPI DI CONSERVAZIONE
I dati trattati per la gestione dell'Evento saranno conservati per un periodo non superiore a 12 mesi dalla conclusione dell'Evento, fatti salvi eventuali obblighi di legge o necessità di tutela giudiziaria.
Le informazioni relative ad allergie, intolleranze alimentari o esigenze di accessibilità saranno utilizzate esclusivamente per l'organizzazione dell'Evento e cancellate entro breve termine dopo il suo svolgimento, salvo obblighi di legge.
I dati trattati per finalità di marketing saranno conservati per un periodo massimo di 24 mesi dalla raccolta del consenso, salvo revoca anticipata.
Le immagini e le riprese audio-video saranno conservate per un periodo massimo di 5 anni dalla raccolta.
Per i contenuti pubblicati sui siti web e sui canali social dei Contitolari, il periodo di permanenza potrà estendersi fino a 10 anni per finalità di documentazione storica e istituzionale.
9. DIRITTI DELL'INTERESSATO
L'interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, tra cui:
  • ottenere la conferma dell'esistenza o meno di un trattamento di dati personali che lo riguardi;
  • accedere ai propri dati personali;
  • richiedere la rettifica dei dati inesatti;
  • richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla legge;
  • ottenere la limitazione del trattamento;
  • ricevere i dati in formato strutturato e richiederne la portabilità, ove applicabile;
  • opporsi al trattamento effettuato sulla base del legittimo interesse;
  • revocare il consenso prestato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste possono essere indirizzate a uno qualsiasi dei Contitolari utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.
10. DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO
Qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile, l'interessato ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali o di adire le competenti sedi giudiziarie, secondo quanto previsto dagli artt. 77 e seguenti del GDPR.